CASO F2 DE GESTIÓN DE SUBVENCIÓN | AGENCIA AMBIENTAL DANESA
Hábitats conjuntos en zonas "Natura 2000". Nueva solución de gestión de subvenciones para la Agencia Ambiental Danesa
La Agencia Ambiental gestiona 35 programas de subvenciones diferentes; partes de las cuales se apoyan en la digitalización, por ejemplo, mediante procedimientos de trabajo por correo electrónico o PDF, formularios web, software especializado y una solución EDRMS más antigua. Esto dio lugar a la necesidad urgente de que la agencia agilizara y automatizara sus procedimientos internos para aumentar la transparencia, mejorar la documentación y la seguridad, y simplificar los procesos de solicitud. La Agencia Ambiental es parte de la futura iniciativa de sistema de TI a nivel estatal para la gestión de subvenciones gobernada por la Agencia de Gestión y Finanzas Públicas.
Por lo tanto, era importante que la inversión en un nuevo sistema de gestión de subvenciones se recuperara rápidamente y que los elementos de la nueva solución pudieran reutilizarse e integrarse en la futura solución nacional una vez adaptada por la Agencia Ambiental. Los elementos de la solución incluyen los procesos de administración de casos de la agencia, la solución F2 GIS y el registro de las responsabilidades por área. En consecuencia, la Agencia Ambiental ha elegido el programa estándar F2 como base y he adoptado-lo como un EDRMS general y está utilizando-lo para digitalizar sus procedimientos administrativos de casos al mismo tiempo. Su objetivo es garantizar una rápida implementación mientras que los riesgos se minimizan y los costos se limitan.
En 2019, la Agencia Ambiental recibió una solución individual para respaldar la gestión de casos de fallos relacionados con la convención CITES, que determina el comercio internacional de animales y plantas protegidos. La experiencia de esta solución demostró que era posible instalar y configurar flujos de casos complejos en el sistema estándar F2 de forma rápida; totalmente integrado con autoservicio, integración con índices externos y una gestión de casos automatizada paso a paso que respalda el decreto CITES de la UE a través de listas de verificación integradas y una máquina de reglas.
Administración de subvenciones F2
Se anunció un nuevo proyecto de administración de subvenciones a principios de junio de 2019, y la Agencia Ambiental Danesa probó inicialmente F2 como apoyo para el programa de subvenciones Hábitats en zonas Natura 2000. La Agencia Ambiental ha procedido a apoyar otros programas volviendo a aplicar la biblioteca de procesos del proyecto Hábitats conjuntos en zonas Natura 2000 (Joint Habitats in Natura 2000 Areas). La administración de subvenciones F2 se crea directamente en F2 mediante la configuración y la adición de nuevos procesos a la biblioteca de procesos de F2.
Esto significa que es rápido y fácil reconfigurar la solución para su uso con otros programas de administración de subvenciones, ya sea mediante el control de variaciones o copiando un proceso determinado y adaptándolo a una nueva solución. El uso de programas estándar significa que la solución es fácil de mantener, actualizar y mejorar. Desde el punto de vista funcional, la solución está totalmente integrada y soporta los procesos primarios de solicitud y aprobación, petición y pago, y contabilidad y resumen de fondos. El autoservicio inteligente y el servicio asistido se integran completamente con Digital Post (el sistema de correo electrónico de las autoridades públicas danesas), lo que facilita-lo para el solicitante y minimiza los errores mediante una verificación inicial de la información recibida de la solución de autoservicio.
El procesamiento de casos admite pasos de casos ("casilleros") con buzones de correo individuales y de unidad para, por ejemplo, la selección, la clasificación, la priorización, las recomendaciones, las encuestas, el registro y la revisión. En combinación con una separación de funciones con base en los roles, las numerosas comprobaciones integradas minimizan el riesgo de fraude. Además, la solución se encuentra completamente integrada con Stat (un sistema financiero para empresas estatales de Navision) e incluye contabilidad de casos y fondos para administrar los pagos y proporciona un resumen de las finanzas y la opción de liquidar cada transacción.
F2 apoya procesos de misión crítica directamente en el sistema estándar
F2 es un sistema estándar ampliamente comprobado. F2 está diseñado para respaldar la administración pública y, en la actualidad, lo utilizan más de 75autoridades danesas.
El sistema estándar F2 ofrece la opción única de apoyar directamente los procesos de casos individuales, incluidas tareas que van desde el autoservicio hasta la gestión de casos, la integración con sistemas externos y la presentación y finalización de casos. Se agrega un nuevo proceso de caso a F2 describiendo y configurando una plantilla de proceso, que se almacena en una biblioteca de procesos F2. A cada plantilla de proceso se le asigna un tipo de caso.
Cuando se crea un nuevo caso, ya sea por un ciudadano a través del autoservicio o de forma interna, se le asigna un tipo de caso. A continuación, F2 utiliza la plantilla de casos relacionada para gestionar y respaldar cada flujo de casos. Por ejemplo, la administración de subvenciones F2 consta de tres procesos fundamentales que corresponden a tres tipos de casos. Para el ciudadano, una subvención relacionada con Natura 2000 se divide en dos fases.
En primer lugar, el ciudadano presenta una solicitud y, a continuación, solicita el pago. Por lo tanto, la solución Natura 2000 está respaldada en F2 por los tres procesos fundamentales: Aprobación, Pago y Gestión de Fondos.
Cada uno de ellos se describe y almacena como una plantilla de proceso en la biblioteca de procesos de F2. La Agencia Ambiental inicia una nueva ronda creando un nuevo caso de fondos en el que se establece el marco de financiación. Este caso también establece el plazo para las solicitudes de los ciudadanos. El caso de fondos, entonces, controla cada ronda y proporciona una descripción general. Cuando se abre una ronda, los ciudadanos pueden solicitar una subvención a través del sitio web. Se guía al solicitante a través de cada paso del proceso y, para cada solicitud, F2 crea un caso de aprobación. Las solicitudes pasan por una serie de pasos.
Estos incluyen la selección, clasificación y priorización, que dan como resultado la aprobación o el rechazo por cada caso. El caso de fondos se actualiza automáticamente durante el proceso para que la autoridad mantenga una visión general de todas las solicitudes y aprobaciones. Cuando se aprueba una solicitud, las peticiones y los pagos están disponibles. También se accede a ellos a través del sitio web, que guía al ciudadano a través de los procesos y crea un caso de pago.
La gestión de casos implica el registro, la encuesta y los controles de minimis, después de lo cual se autoriza un pago y se da luz verde para su publicación en Navision Stat. El caso de fondos se actualiza en simultáneo para proporcionar una descripción general y un estado. El caso de fondos implica la contabilidad del financiamiento total y la opción de liquidar tanto los casos individuales como las transacciones. El caso de fondos también documenta cualquier comunicación con Navision Stat.